Pentru orice firma, indiferent daca are o vechime destul de mare ori a fost recent infiintata, are nevoie de un sistem de facturare, prin intermediul caruia sa poata tine o evidenta suficient de buna pentru toate documentele emise, atat pentru facturi fiscale, cat si pentru facturi proforme, precum si pentru chitante ori avize de insotire a marfii.
Cu mai potrivit este programul de facturare pentru afacerea care il foloseste, cu atat mai mult timp se castiga prin utilizarea lui, timp care va putea fi folosit mai departe in scopuri mai productive pentru firme. Deci, ceea ce face de fapt un program de facturare bun, este sa genereze in mod indirect, profit pentru firma.
Pentru ca o firma sa poata sa aleaga acel tip de program de facturare, dintre multele existente pe piata, trebuie sa stabileasca mai intai de toate care sunt principalele functii pe care le doreste de la acesta. Astfel ca, inainte sa porneasca in cautarea programului perfect, indicat este sa se documenteze putin asupra ceea ce poate obtine. Astfel ca, cele mai importante functii pe care ar trebuio sa le detina un program de facturare suficient de bun sunt urmatoarele:
Posbilitate de emitere documente precum si tiparirea lor
Bineinteles, niciun program de facturare nu se va putea numi astfel daca nu are functie de emitere documente. Ceea ce conteaza cel mai mult aici, este ca documentele sa poata fi emise cat mai rapid, din cat mai putin click-uri, fara sa fie nevoie de prea mult efort. De asemenea, este destul de important ca toate acestea sa fie facute in asa fel incat fiecare buton sa fie cat mai intuitiv posibil. Cu cat totul se intampla mai repede, cu atat mai mult ai de castigat.
Dincolo de posibilitate de emitere documente, la fel de important este ca programul sa aiba si posibilitatea de a face anumite corecturi in documente. A gresi e omeneste si tocmai de aceea este important pentru fiecare dintre noi sa existe posibilitatea prin care sa putem corecta in documente aceste greseli.
Posibilitate de accesare a sistemului de oriunde se doreste acest lucru
Foarte important pentru un antreprenor de succes este ca acesta sa reuseasca sa poata emite documente, sau poate doar sa vizulizeze situatia firmei in orice moment doreste sa faca acest lucru. De aceea, din acest punct de vedere, cele mai bune programe de facturare gratuite sunt acelea online, prin intermediul carora toate informatiile sunt stocate pe un server online, informatii care pot fi mai tarziu accesate de pe orice fel de dispozitiv conectat la internet.
Posibilitate de gestionare usoara si gasire rapida pentru documentele introduse in sistem
Pentru o firma existenta de mai mult de un an, bineinteles ca se aduna destul de multe documente, in care te poti pierde destul de usor. Tocmai de aceea este destul de important sa existe o metoda prin care toate aceste documente sa poata fi gasite destul de simplu, in functie de anumite informatii introduse: perioada de timp, tip de document, clientul etc. Cu cat mai multe filtre de cautare exista, cu atat iti va fi mai usor sa gasesti ceea ce ai nevoie intr-un timp destul de scurt.
Posibilitatea de a nu lasa informatiile din program la indemana oricui
Informatiile despre facturile unei firme ar trebui sa fie confidentiale si disponibile doar acelor persoane din firma carora li se permite vizualizarea si accesul la aceste documente. Pentru acest lucru este destul de important ca informatiile asociate unui cont de utilizator, sa nu poata fi accesate decat prin intermediul unui nume de utilizator si al unei parole. Astfel de sisteme se gasesc de obicei in cadrul acelor programe de facturare gratuite online.
